仕事のトリセツ

たかが５分？時間管理ができない社員にならないための注意点！

安全運航・定時運行のため1分1秒に厳しい業界でした。徹底的に時間を守ることを学んだことで、業界が変わっても時間に関しては苦労はせずに済んだ。もし周囲と折り合いが合わないと思っている人がいたら、以下のような特徴があるのかもしれません。
●「たかが1～２分くらい遅れたって大差ない」そう思って、社内会議によく遅れる。
●仕事に追われ、つい会議を失念「会議始まるよ？」と呼ばれることも。
●交通渋滞や電車遅延を理由によく会社に遅刻してしまう。
●お客様ご来訪時間を忘れてしまい、約束の時間より遅れて面談がスタート。
５分前行動ができない人は「仕事ができない人」と思われ「大切な仕事は任せられない」と判断されてしまう。「たかが５分、なぜそんなに言われなきゃいけないわけ？」と思われたかもしれませんが、実は時間管理ができない人は「逆算して準備すること」も怠っている可能性が高いです。

時間管理ができている人が具体的にしている行動とは？

たかがと思われているかたの「そのたかが５分」の前に、実はたくさんの準備項目。実際にわたしが社長秘書や人事採用に携わっていたとき、会議準備で何をしていたのかも含めて書いてみます。

出勤のときは…「9：00始業開始の場合」

□交通渋滞や電車遅延が5～10分発生しただけで遅刻にならないよう、時間に余裕をもって出勤している。
□9：00前には、タイムカードを押している。
□9：00前には、(着替えがあるなら)着替えも終わっている。
□9：00前には、パソコンも立ち上がっている。
□9：00前には、お手洗い(女性なら化粧など)も済ませている。
□9：00前には、(もし必要な人は）飲み物も手元にある。
□9：00前には、今日することリスト等で、今日は何から取掛かるのかも確認している。

→結果、9：00の始業開始と同時に仕事が始められる状態になっている。

社内会議のときは…「13：00～社内部署定例会議を自分が取り計らった場合」

□前日には、リマインドメール(資料を含む)をメンバーに送信。
□前日には、会議室予約が確実にできているか再確認。
□前日には、出席メンバーとすぐに連絡が取れる連絡先網を把握。
□当日13：00前には資料含む準備確認が完了。
(資料を印刷するのか、プロジェクター投影のみなのか、各々のPCにて資料を開くのかなど)
□当日13：00前には、会議室が使える状態に整っている。
(会議室準備＝テーブルの汚れ、椅子の数、プロジェクター、飲み物、温度、ホワイトボードなど）
□当日13：00前には、メンバーが揃っていることを確認。
→結果、13：00には全員が出席し、手元には必要な資料やプロジェクター等の準備も整っており、13：00の会議開始と同時に滞りなく会議が始められる状態になっている。

「結果」＝「最終的にどういう状態であるべきか」＝「時間管理をしながら逆算して動くこと」が1つのセット。こんなコトは取るに足らないと疎かにしていると、こういった簡単に思える準備さえできず、「9：00になる１、２分前に自分の席に滑り込み、パソコンを立ち上げていると9：00を過ぎてしまっている」「13：00になっても準備が整っておらず慌てて必要だったコピーをとりに行くなどバタバタしている」といった準備不足が発生し、「あの人、いつも準備が整ってなくてバタバタしてるよね」といった評価になり、周囲からの信頼を失う可能性が…。そうすると居づらくなる原因を自分で作ることになってしまいます。

時間管理ができる人は段取りもできる

たかが出勤、たかが社内会議ですが、５分前行動ができる人は上記の準備を考えて準備をしているので、段取りもできているという可能性が高く、その５分前行動を守ることの積み重ねが信頼と評価に繋がる。しかしながら、その肝心の「段取り」。仕事ができる人は「仕事のプロセス」のどの部分に「段取り」が組みこまれているか。そこを少し掘り下げて考えたことがあります。

段取りとは「仕事のプロセス」のどの段階にあるかの理解

段取りができる人は以下の７つのプロセスを的確に遂行できているのではないかと思っています。

プロセス①ニーズを見極る
■１つ１つの仕事の※ニーズを読み取ることができ、それぞれの仕事の目的と目標が何なのかを見定められる。(※ニーズとは、相手のWant(して欲しいこと)を読み取ること)

プロセス②構想を練る
■その目標に対して完成の全体像、そして相手の求める完成度を忠実に描くことができ、さらにそれに対して、必ず達成すべきこと、できれば達成できたらいいこと、必要でないことが明確に線引きできている
■PDCAに絡む人達とそれらの認識が同一になっている

プロセス③考えぬく
■目標達成のために何が必要なのか考える
■できない理由でなく、どうすればできるのかを考え、必ずやること、できれば更に良いこと、しなくていいことを整理した上で、そのことに対していくつかの提案の選択肢を持つことができる、それを人にわかりやすく差配or説明or提案することもできる

プロセス④段取りをする
■何が必要か考えた上で入念な準備、用意ができる

プロセス⑤情報共有と必要に応じ軌道修正をする
■進捗を然るタイミングで、然る人へ報・連・相ができる
■間違っているときや脱線しているときには的確な修正ができる、より良い方法を考えられる

プロセス⑥やりぬく、結果を出す
■できない言い訳をせず、期限を守るためにどうすればよいのか、その事の質を上げるためにどうすればよいのか、という効率性と完成度の計画表が常に頭にある
■当初立てた目標が期限までに達成できるようやりぬく

プロセス➆実行後、振り返りを行う
■実際に実行してみて、周囲の評価、自身での反省点等を分析し、次回に繋げる改善策を考え次回に反映、より質の高い仕事を目指す

今回の「段取り」においては上記④にあたります。段取りは仕事ができるための順序として4番目にはいってくるわけですが、逆をいうと①-③を実行できなければ「段取り自体も難しい」ということになります。

今回は「時間を守る」という時間管理の話ではありますが、時間管理ができるということは、その時間管理に大切なニーズを見極めることができていて、そのうえで時間までに必要なことが頭の中で整理ができている。尚且つ、それを準備するためにどれくらい時間がかかるのかを逆算して「時間に間に合わせたパフォーマンスをしている」ということになります。

この７つのプロセスを柱に、毎回自分の目の前の時間管理をどう取り組むか、そこを１つ１つ大切にして、信頼を築きあげていきたいものです。