報告上手な人がしていること
せっかく一生懸命仕事に取り組んでいるのに、上司から「報告」においてお叱りを受け、落ち込んでいる…。どうやって報告すれば怒られないのか分からない…。そんな人に、今回は「できる報告とはどういうことなのか」ということをお伝えできればと思います。
報告をして 「褒められる人」と、報告をして「怒られる人」の違い。それはどんなところにあるのでしょうか。実は、「怒られる人」は報告に関して「していないこと」があるのです。
していないこと、それは…
■指示をもらった人からその仕事の意図を確認する
■指示をもらった人、またその指示に関わる人と同じ認識で仕事を進めている
■以上を踏まえたうえで報告に段階を踏み、仕事を完成させる
以上のことができていない可能性が高いのです。このことを根本的に理解していない状態で仕事を進めてしまうと、「報告するということの捉え方自体を間違ってしまう」ため、上司に怒られてしまうという結果になってしまうのです。
では、実際にどのように報告することを進めていけばいいのでしょうか。
できる報告の３つの手順
報告その①：事前確認
まず、1つの仕事が始まる前に「その仕事の意図を上司に確認」し、そのうえで確認の意味を込めて、把握した内容の「報告」をします。ここで、お互いの進める方向性＝認識を合わせます。ちなみに、仕事の意図とは「最終完成状態のゴールの確認(上司は何がやりたいのか何を求めているのか)、絶対に外せない条件の確認(ここは重要という部分)、その仕事に関わるお金のまわりの確認(いくらかけていいのか予算・提案サービス価格の確認)・いつまでに完成させるのかの期限の確認」のことを差します。
↓
報告その②：経過報告
次に、 仕事の段階を 見計らいながら、「上司の意向を聞いておいた方がいい確認事項があった段階でどこまでできているのか」を都度「経過報告」をします。ここで再度、これからの進め方の方針が双方で合っていることを確認します。
↓
報告その③：最終報告
最後に、1つの仕事が仕上がった時点でどのように仕上がったのかという「最終報告」をします。
この一連の流れが上司の方が一言で表している「報告」です。これが「報連相(ほうれんそう)」。報告・連絡・相談とも言えます。ただ、これだけの説明をご覧になっただけでは腑に落ちないこともあるかと思いますので、次章では、例題を用意し、具体的にどういう風に確認・報告するのかも記載しました。ぜひぜひご自身の報告と照らし合わせながら確認していただけるとさらに理解が深まるかと思います。
例題あり！具体例で3つの報告ステップをご紹介
最後に具体例を挙げて説明してみたいと思います。
例題：先方とのプレゼン会議セッティングとプレゼン資料作成を頼まれた
報告その①：事前確認
まず、1つの仕事が始まる前に「その仕事の意図を上司に確認」し、そのうえで確認の意味を込めて、把握した内容の「報告」をします。ここですることは、お互いの進める方向性＝認識合わせをするということは先程の通り確認していきます。
| ●最終完成状態のゴールの確認(上司は何がやりたいのか何を求めているのか) ＝「この会議は○○に向けた△△するための会議で認識は間違ってないでしょうか？」など ●絶対に外せない条件の確認(ここは重要という部分) ＝「先方への提案は□□、□□、□□、３つは外せないと思っていますが、いかがでしょうか？」 ＝「先方と当方の会議出席メンバーは………の〇名で宜しいでしょうか？」 ＝「テレカン(Web会議)と思っていますが、 実物をご覧頂いた方がイイと思うので実物サンプルだけ予め送付で宜しいでしょうか？」など ●その仕事に関わるお金のまわりの確認 ＝「前回他社へは〇万円でのご紹介でしたが、今回もそのサービス価格で問題ないでしょうか？」など ●いつまでに完成させるのかの期限の確認 ＝「プレゼン資料は2日以内に完成、先方への打診は余裕をもって3日後でも宜しいでしょうか」など |
報告その②：経過報告
次に、 仕事の段階を 見計らいながら、「上司の意向を聞いておいた方がいい確認事項があった段階でどこまでできているのか」を都度「経過報告」をします。ここで再度、これからの進め方の方針が双方で合っていることを確認します。
| ●1日後には、プレゼン資料の進捗と先方との会議セッティング状況の報告 ＝「資料はここまで出来上がりましたが、念のため確認をお願いいたします」 ＝「もし差し支えなければ提案に○○も足してみたいのですが、次期尚早でしょうか？」 ＝「先方へは日程打診済ですが、まだ最終決定のご連絡を頂いていないので今日中に確認します」 ＝「実物サンプルは既に郵送済みで、明日には先方のお手元に届く予定です」など |
報告その③：最終報告
最後に、1つの仕事が仕上がった時点でどのように仕上がったのかという「最終報告」をします。
| ●前日には資料の最終確認と日程の最終確認 ＝「資料はこちらで完成いたしました、最終のお目通しを宜しくお願いいたします」 ＝「今回のプレゼンは当社秘密情報ラインがスレスレなので、先方への配布は避けようと思っています」 ＝「先方から最終日程確定受取り済のため、当方メンバーにもリマインドメールを送ります」など |
といった感じでしょうか。今回のパターンは勝手にワタシが想像を膨らませながら書いてみましたが、会議の目的の確認や出席メンバーの確認、プレゼン資料の内容の確認、資料配布有無の確認、会議日程確定の確認、あたりはよくありがちなところかなーと思い、そのあたりも含めて書いてみました。
今回の例題は少し細かめに書いてみましたが、上司との信頼関係ができていれば、この質疑応答が殆どなくなっていくイメージです。よく「あの人は気に入られてるから何も言われない」「あの人は勝手に進めているのに評価されてる」という話を聞きますが、実は上記のプロセスをしっかり踏めている、または上司の意図を確認せずとも完璧に近いほど上司のニーズを読めているというパターンがあります。評価されている人の人柄でなく、やっている内容をじっくり観察してみると、意外に勉強になるかも、です。